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Cierre de año en el software tpv para restaurantes y comercios

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¡Llegan los propósitos de año nuevo! La navidad trae consigo las tradicionales propuestas para el siguiente año, tanto en lo personal como en el plano laboral.

En el software tpv para restaurantes y comercios Glop queremos asegurarnos de que, antes de empezar con estos nuevos proyectos, dejas bien cerrado el año en tu negocio. Por ello te dejamos este breve tutorial para que puedas cerrar el año en tu programa de gestión.

¿Por qué debemos cerrar el año en Glop? Al realizar esta acción en nuestro programa para restaurantes, comercios o tiendas de moda, empezamos el nuevo ejercicio con una base de datos más ligera. También nos permite seguir con la antigua numeración en los tickets y facturas, guardando una copia de todos los datos del año anterior en el equipo por si queremos realizar alguna consulta.

Sigue uno a uno los pasos del tutorial y presta especial atención a las etiquetas ¡IMPORTANTE!

Paso 1. Copia de seguridad de la base de datos 2015

Como te hemos indicado, aunque arranquemos el año con una nueva base de datos, el software tpv para restaurantes y comercios Glop te permite consultar datos de otros ejercicios. Por ello empezamos el proceso guardando una copia de la base de datos de este año 2015.

Para ello copiamos el archivo con nombre glop.fdb (base de datos) correspondiente al ejercicio 2015 que es encuentra en la carpeta Glop. La ubicación de ésta debería ser Mi PC (o Equipo)/ Disco C/ Archivos de Programa/Glop.

Podemos guardarla en una nueva carpeta en esta misma ruta, a la que podemos nombrar 2015.

cierre de año 2015

 

Paso 2. Realizar un borrado de la base de datos 2015 en Glop

Ya nos hemos asegurado de que tenemos la base de datos anterior guardada, y podemos proceder al borrado de la actual dentro del propio software tpv. Este paso nos permitirá empezar el año 2016 con una base de datos limpia.

PASO PREVIO. Podemos anotar en algún lugar cuál es el último número de Factura y Ticket emitido para así poder seguir con ellas en el ejercicio actual.

Debemos acceder al menú superior de Glop Configuraciones → Terminales y escoger la pestaña Borrados. Una vez en esta ventana escogemos un periodo para realizar el borrado de datos, que será el siguiente:

  • Fecha Inicial: 01/01/2015
  • Fecha Final: 31/12/2015

También hemos de indicar cuál va a ser la nueva numeración de facturas. Para que los documentos sean consecutivos con el año anterior hemos de tener en cuenta cuál es el número del último ticket y factura emitido en 2015.

Numeración de Facturas. Es importante que indiquemos también la numeración por la que queremos que empiecen nuestros Ticket y Facturas en esta nueva base de datos. Para que la numeración sera consecutiva, deberemos tener en cuenta cuál es el último número de ticket y factura emitido en 2014.

¡IMPORTANTE! El proceso de borrado se debe realizar en el software tpv sin ningún ticket pendiente de cobro, ya que quedará eliminado y no se contabilizará en las cuentas.  También debemos tener en cuenta la numeración que indicamos para iniciar las facturas y tickets este ejercicio, ya que debería ser consecutiva al anterior (lo indicamos unas líneas más arriba).

borrado-bbdd2015

Con la fecha inicial y final escogida y la numeración de los documentos de venta ya claros e indicados en la ventana, podemos clicar en los botones inferiores para realizar el borrado: Borrar Ventas, Limpiar Datos, Borrar docs cliente, Borrar totales cierres.

El software tpv para restaurante y comercios nos avisará de que los cambios son irreversibles, aún estamos a tiempo de revisar todo antes de aceptar.

Al terminar el proceso de borrado con todos los botones, ya disponemos de nuestra base de datos nueva en el software tpv Glop: sin ventas, ni tickets aparcados, ni documentos de cliente o informes y sin cierres.

Ahora nuestro programa de gestión trabajará de una forma más ágil y rápida al disponer de una base de datos ligera (la velocidad y prestaciones dependerán también de la versión que estemos utilizando y de las características del equipo).

botones-borrado

Paso 3. Acceder a una base de datos anterior en Glop

Estamos trabajando ya con nuestra base de datos limpia para 2016, pero el software tpv para restaurantes y comercios Glop nos da la posibilidad de consultar datos de ejercicios anteriores. Si necesitamos ver alguna factura o ticket de 2015 (o anteriores) podemos cargar la base de datos de ese año para realizar la consulta.

Para cambiar de base de datos de la actual a una anterior, debemos acceder al menú superior Configuraciones  →  Mi Glop  y en la ventana abierta clicar sobre el icono de Conectar con:  (icono de la lupa y el rayo).

Se abrirá una ventana en la que debemos clicar sobre el botón superior Añadir para poder crear una nueva conexión para la base de datos que vamos a consultar. Rellenamos todos los campos:

Nombre (escribimos el nombre con el que identificaremos en Glop a esta base de datos)

Tipo (marcamos Local) e IP  (la dirección IP del equipo o Tpv en el que está la base de datos guardada)

Ruta (si pulsamos en la carpeta que hay a la izquierda, podemos escoger la ruta donde se encuentra la base de datos para cargarla)

Term (Terminal: escogemos el terminal activo en el que nos encontramos, si tan sólo tuviésemos 1, ponemos el número 1)

cargar-bbdd-antigua

Con todas las configuraciones realizadas podemos ver en pantalla las dos bases de datos (2015 y la actual que hemos creado en el PASO 2). Clicamos sobre el botón Aceptar para acabar con el proceso.

A continuación tan sólo deberemos ir a Configuraciones →  Mi Glop y en el mismo campo escoger con qué base de datos queremos trabajar en el momento (debería estar puesta siempre la del año actual salvo cuando vayamos a realizar una consulta en la de 2015 o anteriores).

¡IMPORTANTE! Cuando hayamos acabado de consultar la base de datos anterior debemos volver a dejar conectada la actual (2016). Si olvidamos realizar este paso y nos dejamos conectada la base de datos de ejercicios anteriores, todos los datos que generemos se estarán guardando en la base anterior y no en la actual.

crear-conexion

Con el cierre de año ya realizado podemos dar definitivamente la bienvenida al 2016.

¿Tienes alguna duda más? El Blog de Glop está repleto de tutoriales, manuales en PDF, vídeos y dudas resueltas para que despejes tus dudas en cualquier lugar y a cualquier hora.

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