cierre de año en Glop

Estrenamos un nuevo año lleno de propósitos y proyectos, pero una de las primeras tareas a las que tenemos que hacer frente es el cierre de año en nuestro software Glop. Esta acción nos permite empezar el ejercicio con una base de datos nueva, limpia de ventas y otros documentos que hará más ágil el trabajo de nuestro Tpv.

En este post te explicamos cómo hacer un cierre de año de una forma sencilla, paso a paso y con capturas de pantalla acompañando cada uno de los procesos.

¡Te aconsejamos leer primero todo el post con especial atención a las etiquetas IMPORTANTE!

1. Guardar la base de datos actual (2014)

El primer paso es siempre guardar una copia de la base de datos de 2014. Para ello creamos una carpeta nueva en la ruta donde esté instalado Glop, con el nombre del ejercicio (por ejemplo).

Copiamos el archivo glop.fdb (base de datos) correspondiente a 2014 que se encuentra en la carpeta Glop y lo pegamos en esta nueva carpeta que hemos creado.

cierre de año

 

 

2. Borrar base de datos 2014 (para iniciar la de 2015)

Una vez guardada una copia en la nueva carpeta, podemos proceder al borrado de la misma dentro del software Glop. Esto nos permitirá empezar de cero con una base de datos nueva para 2015.

Accedemos al menú superior Configuraciones → Terminales, y escogemos la pestaña Borrados. Como queremos borrar los datos de 2014, vamos a escoger la fecha inicial y fecha final siguiente:

– Fecha Inicial: 01/01/2014

– Fecha Final: 31/12/2014

Numeración de Facturas. Es importante que indiquemos también la numeración por la que queremos que empiecen nuestros Ticket y Facturas en esta nueva base de datos. Para que la numeración sera consecutiva, deberemos tener en cuenta cuál es el último número de ticket y factura emitido en 2014.

IMPORTANTE: hemos de realizar el siguiente borrado sin tener ningún ticket pendiente de cobro, ya que lo eliminará. También hemos de escoger la numeración de inicio de las facturas y tickets de la nueva base de datos (para que sean consecutivas a la anterior).

 

borrar-todo

 

 

Una vez aclarados e indicados todos estos datos (Fecha inicial y final del borrado, Inicio numeración de Ticket y Factura), podemos clicar en los botones: Borrar Ventas, Limpiar Datos, Borrar docs cliente, Borrar totales cierres. El programa nos advertirá que los cambios son irreversibles, así que una vez revisado todo, aceptamos.

Ya disponemos de una base de datos nueva; sin ventas, ni tickets aparcados, ni documentos de cliente o informes y sin cierres. El software trabajará ahora más ágil al disponer de una base de datos más ligera (esto dependerá también de la versión que estemos utilizando y las prestaciones del equipo).

 

borrado

 

 

3. Acceso a la base de datos 2014 desde Glop

Aunque estemos trabajando con una base de datos nueva, podemos acceder a otras anteriores desde el mismo software para consultar tickets, facturas y otros documentos. Para cambiar de base de datos actual a una anterior, accedemos al menú superior Configuraciones  →  Mi Glop  y clicamos sobre el campo con el icono de la lupa y el rayo (Conectar con:).

Se abrirá una ventana en la que podemos indicar la ruta de las base de datos antigua a la que queremos conectar. Pulsamos sobre Añadir para agregarla al Tpv.

Localizamos y escogemos la base de datos de 2014 (por ejemplo), rellenando los siguientes campos:

– Nombre (escogemos el nombre que la identificará)

– Tipo (Local) e IP  (la IP del equipo o Tpv en el que están las bases de datos)

– Ruta (si pulsamos en la carpeta que hay a la izquierda, podemos escoger la ruta donde se encuentra la base de datos)

– Term (Terminal: escogemos el terminal activo en el que estamos, si tan sólo tenemos 1, pondremos un número 1)

conectar-con

 

 

 

Una vez hechas todas las configuraciones, podemos ver en pantalla ambas bases de datos (2014 y la actual), así que clicamos en Aceptar.

Ahora, tan sólo hemos de ir a Configuraciones →  Mi Glop y en el mismo campo escoger con qué base de datos queremos trabajar.

IMPORTANTE: hemos de volver a dejar la base de datos actual (2015) tras haber hecho la consulta en la base de datos antigua. Si olvidamos hacer esto, estaremos generando las ventas y demás documentos que realicemos durante el día sobre una base de datos errónea.

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Después de realizar este Cierre de año, puedes dar definitivamente la bienvenida a una nueva etapa llena de éxito y buenos propósitos. ¡Feliz 2015!

¿Tienes más dudas? El Blog de Glop es un lugar abierto donde puedes encontrar soluciones rápidas a las consultas más frecuentes del software.

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