VeriFactu: Un puente hacia la eficiencia y transparencia fiscal

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y regido por normativas fiscales cambiantes, la eficiencia y transparencia fiscal se erigen como pilares fundamentales para el éxito y la sostenibilidad de diversos negocios. Es en este contexto que surge VeriFactu, una solución innovadora que se presenta como un puente hacia la excelencia en la gestión tributaria.

La importancia de la eficiencia y transparencia fiscal no puede ser subestimada, ya que impacta directamente en la rentabilidad y reputación de las empresas, así como en su cumplimiento legal y ético. En este sentido, Veri*Factu se posiciona como un aliado estratégico que ofrece una plataforma integral y segura para simplificar y optimizar la gestión de los procesos fiscales, garantizando la cumplimentación de obligaciones tributarias de forma precisa y oportuna.

Al utilizar Verifactu, los dueños de negocios en el sector retail y hostelería pueden acceder a herramientas avanzadas que les permiten llevar un control detallado de sus operaciones fiscales, identificar posibles áreas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar su carga impositiva. Por otro lado, los profesionales y empresas de contabilidad y fiscalidad encuentran en VeriFactu una plataforma robusta que facilita la comunicación con sus clientes, agiliza la generación de informes y proporciona una visión global y actualizada de la situación fiscal de cada empresa.

En este artículo vamos a explorar los beneficios claves, las características y un paso a paso detallado de como implementar Ver*iFactu en tu negocio. ¡No te pierdas cómo esta herramienta de gestión contable evita posibles sanciones y consigue mejorar la rentabilidad de tus ventas!

¿Qué es VeriFactu?

El Gobierno de España, dentro del contexto de la Ley Antifraude, ha puesto en marcha la implantación de un sistema de emisión de facturas verificables o sistema Veri Factu. Con ello, se obliga a las empresas a remitir directamente a la AEAT las facturas emitidas.

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, publicado en el BOE, aprueba este Reglamento conocido y establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, además de estandarizar los formatos de los registros de facturación.

Además, la Agencia Tributaria tiene derecho a verificar el cumplimiento del reglamento, mediante el acceso, descarga, volcado, consulta o impresión de los datos.

Beneficios clave de VeriFactu:

Automatización de procesos fiscales: VeriFactu automatiza tareas repetitivas y tediosas relacionadas con la gestión fiscal, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores en la declaración de impuestos y reportes financieros.
Centralización de la información: La plataforma centraliza toda la información fiscal relevante en un solo lugar, facilitando el acceso y la consulta de datos clave para una toma de decisiones informada.
Cumplimiento normativo: Veri Factu ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes, evitando posibles sanciones y conflictos legales derivados de errores en la gestión tributaria.
Comunicación eficiente: Facilita la comunicación fluida entre los dueños de negocios y sus asesores fiscales, así como entre profesionales contables y sus clientes, lo que mejora la colaboración y la resolución de problemas de manera efectiva.
Generación de informes personalizados y mejoras en la contabilidad: Permite la generación de informes personalizados y detallados sobre la situación fiscal de la empresa, lo que facilita la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones estratégicas. Los registros se incorporan automáticamente en la contabilidad, a través de los libros de registro de ventas e ingresos o de ingresos en el IRPF y de facturas expedidas en el IVA.
Seguridad de los datos: Veri*Factu garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos fiscales de los usuarios, utilizando medidas de protección avanzadas para prevenir accesos no autorizados y asegurar la integridad de la información.
Optimización de la carga impositiva: La herramienta proporciona herramientas analíticas que ayudan a identificar oportunidades para optimizar la carga impositiva, maximizando los beneficios fiscales y reduciendo costos innecesarios.
Confianza del Cliente: Al garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas, la empresa demuestra su compromiso con la transparencia y la honestidad en sus operaciones comerciales.
Reducción del Fraude Fiscal: Mediante el uso de algoritmos inteligentes y análisis de datos, el sistema puede identificar patrones sospechosos de comportamiento y alertar a los usuarios sobre posibles riesgos fiscales.
Ahorro de costes y agilización de trámites: al no usarse papel y ser un proceso automatizado

Además, por parte de las empresas y autónomos :

Será posible comprobar la información de las facturas que reciban electrónicamente. Así aumentará la confianza y transparencia en las relaciones comerciales.
Podrán descargar información para incluirla en sus libros.
Impulso a la automatización de procesos, de manera que se agiliza el trabajo diario y se reducen los errores humanos.

Características de VeriFactu

Los sistemas software de GLOP cuentan con una serie de características que contribuyen, significativamente, a la mejora de los procesos fiscales, su seguridad y transparencia en negocios del sector retail y hostelero, así como para profesionales y empresas de contabilidad y fiscalidad. Para cumplir con el reglamento VeriFactu es importante disponer de una herramienta informática con los siguientes requisitos básicos:

Garantía de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación.
Generación de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición, un registro de facturación de alta por cada factura emitida.
Remisión de la información a la Administración tributaria de manera continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente de todos los registros de facturación generados por medios electrónicos.
Emisión de facturas encadenadas y con un número de registro para verificar que los datos no han sido alterados tras haber sido presentadas.
Trabaja con diferentes formatos, B2Brouter se encarga de convertir los archivos sin que tengas que preocuparte.
Conecta con redes de todo el mundo (FACe, eFACT, Peppol, ChorusPro, SDI, EDI y muchas más).
Utiliza diferentes servicios: Emisión, recepción, presentación de impuestos, archivo de documentos, etc.
Recibe soporte especializado que te ayuda con la integración y con otras dudas que te surjan con los procesos de intercambio de documentos electrónicos.
Cumple con las leyes, normativas y estándares locales e internacionales.
Recibe y envía cambios de estado de tus documentos electrónicos.

¿Cuáles son los datos que VeriFactu envía a Hacienda?

NIF, nombre y apellidos, razón o denominación de: emisor de la factura, destinatario de la factura (excepto facturas simplificadas), y si ha sido emitida por un tercero.
Número y serie de factura, fecha, fecha de pago anticipado, especificar si es completa o simplificada.
Si es factura rectificativa o sustitutiva, indicando las correspondientes rectificadas o sustituidas.
Descripción de las operaciones.
Importes (base, total, retenciones) y regímenes fiscales aplicados.
Código de identificación del sistema informático y código del registro del alta.
Fecha, hora, minuto y segundo en el que se genera el registro de facturación de alta.
Código QR.

Casos de Éxito con VeriFactu

La compañía rent-a-car líder en España decide implementar la factura electrónica en todos sus negocios para cumplir con las exigencias de la mayoría de sus clientes B2B, y, a la vez, reducir costes. Europcar España detecta que la gestión de incidencias y errores en las facturas provoca un ascenso del coste de la factura, que crece al mismo ritmo que se expande el negocio internacionalmente.

Llegados a este punto, Europcar España decide digitalizar la emisión de todas sus facturas con un sistema de emisión de facturas verificables. Su objetivo es conectarse digitalmente con sus clientes B2B y enviar automáticamente sus facturas electrónicas, además de tramitar su gestión contable de forma más actualizada con la AEAT.

Gracias a esta automatización, la compañía ha eliminado la intervención manual en el envío de facturas y ha acelerado el proceso de pago, llegando a reducir drásticamente el coste de procesamiento. Además, también ha obtenido beneficios extras, como el aumento de la trazabilidad, la transparencia y la adaptabilidad, que les ha permitido seguir creciendo, y ha evitado sanciones por error en sus cuadres de caja o retrasos en la presentación de impuestos.

Por otro lado, podemos contar con el ejemplo de "Sabor Tradicional", un restaurante familiar en crecimiento, que decidió implementar VeriFactu para mejorar la gestión de su negocio y optimizar sus procesos fiscales. Tras la implementación, el restaurante experimentó varios beneficios significativos: automatizóla generación de facturas, el registro de gastos y la declaración de impuestos. Esto liberó tiempo para que el equipo se enfocara en brindar un mejor servicio a los clientes.

La plataforma centralizó toda la información fiscal del restaurante, facilitando el acceso a datos clave para la toma de decisiones estratégicas. Esto permitió a la gerencia tener una visión más clara de la situación financiera y fiscal del negocio. Además, pudo identificar oportunidades para optimizar su carga impositiva, lo que resultó en ahorros significativos en impuestos y una mayor rentabilidad para el negocio.

Cómo Implementar VeriFactu en tu Organización

Para comenzar a utilizar VeriFactu, simplemente se debe contar con un software de emisión de facturas verificables que cumpla con los requisitos establecidos por la ley Antifraude. En GLOP apostamos siempre por la transformación digital en Retail, el software TPV de GLOP para negocios en el sector retail y hostelería ya está homologado para la nueva ley Antifraude y TicketBAI, y 100% adaptado a los nuevos requisitos de la Agencia Tributaria para que puedas cumplir con la normativa sin preocupaciones.

Estos son los pasos básicos para implementar VeriFactu en tu empresa:

Analiza tus procesos actuales, identifica las áreas de mejora y establece objetivos claros para la implementación.
Selecciona la mejor herramienta tecnológica que solucione las necesidades de tu empresa. Asegúrate de cumplir con los estándares de seguridad de datos más recientes y que se implementen medidas de cifrado y protección de la información sensible. Contar con asistencia técnica también es esencial para resolver cualquier problema que pueda surgir y maximizar el rendimiento de VeriFactu.
Organiza un plan detallado de implementación con una cronología clara a seguir por todos los departamentos de la empresa incluidos en el proceso.
Forma adecuadamente a tus empleados para garantizar que estén familiarizados con la nueva plataforma.
Realizar pruebas exhaustivas antes de su implementación completa. Identifica posibles problemas y realiza los ajustes necesarios para garantizar un funcionamiento óptimo.

Conclusión

En resumen, la facturación electrónica es un componente fundamental de la actividad comercial en España en 2024 y preparar tu negocio para vincularse con el sistema VeriFactu es de vital importancia. Además de garantizar el cumplimiento legal y de todos las ventajas enumeradas en este artículo, VeriFactu proporciona beneficios como la optimización de los procesos administrativos y la mejora de la seguridad en las transacciones comerciales.

¿Estás listo para la transformación digital y fiscal de tu negocio (colocar aquí Enlace contextual al artículo externo titulado “Transformación digital y fiscal: El impacto de Verifactu en el sector retail”)? VeriFactu va a cambiar la forma en que se lleva a cabo la facturación y el control realizado por la Agencia Tributaria en los próximos meses. Si deseas comenzar a trabajar con un software de calidad y 100% adaptado a los requisitos establecidos, el Software de GLOP cumple con toda la normativa y novedades de este reglamento, ayudándote en la comprobación de las soluciones que están adaptadas a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables.

¡Explora más sobre VeriFactu hoy mismo y lleva tu empresa al siguiente nivel de eficiencia y transparencia fiscal! Estaremos encantados de enseñarte cómo cumplir con las nuevas obligaciones de forma mucho más sencilla de lo que imaginas.