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VeriFactu: un puente hacia la eficiencia y transparencia fiscal
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y regido por normativas fiscales cambiantes, la eficiencia y transparencia fiscal se erigen como pilares fundamentales para el éxito y la sostenibilidad de diversos negocios. Es en este contexto que surge VeriFactu, una solución innovadora que se presenta como un puente hacia la excelencia en la gestión tributaria.
La importancia de la eficiencia y transparencia fiscal no puede ser subestimada, ya que impacta directamente en la rentabilidad y reputación de las empresas, así como en su cumplimiento legal y ético. En este sentido, VeriFactu se posiciona como un aliado estratégico que ofrece una plataforma integral y segura para simplificar y optimizar la gestión de los procesos fiscales, garantizando la cumplimentación de obligaciones tributarias de forma precisa y oportuna.
Al utilizar VeriFactu, los dueños de negocios en el sector retail y hostelería pueden acceder a herramientas avanzadas que les permiten llevar un control detallado de sus operaciones fiscales, identificar posibles áreas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar su carga impositiva. Por otro lado, los profesionales y empresas de contabilidad y fiscalidad encuentran en VeriFactu una plataforma robusta que facilita la comunicación con sus clientes, agiliza la generación de informes y proporciona una visión global y actualizada de la situación fiscal de cada empresa.
En este artículo vamos a explorar los beneficios claves, las características y un paso a paso detallado de cómo implementar VeriFactu en tu negocio. ¡No te pierdas cómo esta herramienta de gestión contable evita posibles sanciones y consigue mejorar la rentabilidad de tus ventas!
¿Qué es VeriFactu?
El Gobierno de España, dentro del contexto de la Ley Antifraude, ha puesto en marcha la implantación de un sistema de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu. Con ello, se obliga a las empresas a remitir directamente a la AEAT las facturas emitidas.
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, publicado en el BOE, aprueba este Reglamento conocido y establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, además de estandarizar los formatos de los registros de facturación.
Además, la Agencia Tributaria tiene derecho a verificar el cumplimiento del reglamento, mediante el acceso, descarga, volcado, consulta o impresión de los datos.
Beneficios clave de VeriFactu
Automatización de procesos fiscales
VeriFactu automatiza tareas repetitivas y tediosas relacionadas con la gestión fiscal, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores en la declaración de impuestos y reportes financieros.
Centralización de la información
La plataforma centraliza toda la información fiscal relevante en un solo lugar, facilitando el acceso y la consulta de datos clave para una toma de decisiones informada.
Cumplimiento normativo
VeriFactu ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes, evitando posibles sanciones y conflictos legales derivados de errores en la gestión tributaria.
Comunicación eficiente
Facilita la comunicación fluida entre los dueños de negocios y sus asesores fiscales, así como entre profesionales contables y sus clientes, mejorando la colaboración y la resolución de problemas.
Informes personalizados y mejoras en la contabilidad
Permite generar informes personalizados y detallados sobre la situación fiscal de la empresa para identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas.
Seguridad de los datos
VeriFactu garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos fiscales de los usuarios mediante medidas de protección que preservan la integridad de la información.
Optimización de la carga impositiva
La herramienta proporciona información que puede ayudar a identificar oportunidades para optimizar la gestión fiscal de la empresa.
Confianza del cliente
Al garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas, la empresa demuestra su compromiso con la transparencia y la honestidad en sus operaciones comerciales.
Reducción del fraude fiscal
El sistema busca dificultar la manipulación de los registros de facturación y mejorar su trazabilidad.
Ahorro de costes y agilización de trámites
La digitalización y automatización de los procesos de facturación puede reducir tareas manuales y agilizar la gestión diaria.
Además, para empresas y autónomos:
Será posible comprobar la información de las facturas que reciban electrónicamente, aumentando así la confianza y transparencia en las relaciones comerciales. También, podrán descargar información para incluirla en sus libros.
La digitalización facilitará la automatización de procesos y una mejor organización y acceso a la información de facturación, agilizando la gestión diaria y reduciendo los errores humanos.
Características de VeriFactu
Los sistemas software de Glop cuentan con una serie de características que contribuyen significativamente a la mejora de los procesos fiscales, su seguridad y transparencia en negocios del sector retail y hostelero, así como para profesionales y empresas de contabilidad y fiscalidad.
Para cumplir con el reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación es importante disponer de una herramienta informática que cumpla con los requisitos establecidos.
Garantía de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Generación de un registro de facturación de alta por cada factura emitida.
Encadenamiento de los registros para garantizar su trazabilidad y permitir detectar posibles alteraciones.
Emisión de facturas con los elementos exigidos por la normativa, incluido el código QR cuando corresponda.
Remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria cuando se utilice la modalidad VERI*FACTU.
Cumplimiento de las especificaciones técnicas y funcionales establecidas por la normativa aplicable..
También es importante tener en cuenta que no basta con disponer de un software preparado: será necesario utilizar una versión correctamente actualizada y adaptada a la normativa cuando llegue la fecha de obligatoriedad.
¿Cuáles son los datos que VeriFactu envía a Hacienda?
Datos fiscales del emisor y destinatario.
Encadenamiento de los registros.
Base imponible, impuestos y cuotas..
Datos de facturas rectificativas.
Descripción general de las operaciones.
Identificación del tipo de factura y código QR.
Identificación del sistema informático.
Fecha y hora del registro.
Número y serie de factura y fecha de expedición.
¿Cuándo entra en vigor el sistema VeriFactu?
Los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación se han ampliado a octubre de 2028 y afectarán a:
Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, como S.L., S.A. y, en general, las entidades sujetas a este impuesto.
Resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito de aplicación, entre ellos los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, como muchos autónomos y profesionales.
Por tanto, los negocios deberán llegar a esas fechas con su sistema de facturación preparado. No solo será importante disponer de un software compatible, sino también tener instalada la versión adecuada y correctamente actualizada para que las facturas se generen conforme a los nuevos requisitos desde el primer día.
Casos de éxito con la digitalización de la facturación
La compañía rent-a-car líder en España decide implementar la factura electrónica en todos sus negocios para cumplir con las exigencias de la mayoría de sus clientes B2B y, a la vez, reducir costes.
Europcar España detecta que la gestión de incidencias y errores en las facturas provoca un ascenso del coste de la factura, que crece al mismo ritmo que se expande el negocio internacionalmente. Llegados a este punto, decide digitalizar la emisión de sus facturas para conectarse digitalmente con sus clientes B2B, automatizar el envío de facturas electrónicas y mejorar su gestión contable.
Gracias a esta automatización, la compañía ha reducido la intervención manual en el envío de facturas y ha agilizado el proceso de pago, obteniendo además ventajas como una mayor trazabilidad, transparencia y capacidad de gestión. Por otro lado, podemos contar con el ejemplo de “Sabor Tradicional”, un restaurante familiar en crecimiento que decide digitalizar sus procesos de facturación para mejorar la gestión de su negocio y optimizar sus procesos fiscales.
Tras la implementación, el restaurante consigue automatizar la generación de facturas y reducir determinadas tareas manuales, liberando tiempo para que el equipo pueda enfocarse en brindar un mejor servicio a los clientes. La centralización de la información fiscal facilita además el acceso a datos clave para la toma de decisiones estratégicas y permite a la gerencia tener una visión más clara de la situación financiera y fiscal del negocio.
Cómo implementar VeriFactu en tu organización
Para comenzar a utilizar VeriFactu, se debe contar con un sistema informático de facturación que cumpla con los requisitos establecidos por el Real Decreto 1007/2023 y su normativa de desarrollo. En Glop apostamos siempre por la transformación digital en Retail y trabajamos para que el software TPV de Glop para negocios en el sector retail y hostelería esté adaptado a los nuevos requisitos de la Agencia Tributaria, facilitando a nuestros clientes el cumplimiento de sus obligaciones de facturación.
Estos son los pasos básicos para implementar VeriFactu en tu empresa:
Analiza tus procesos actuales
Identifica las áreas de mejora y establece objetivos claros para la implementación.
Selecciona la mejor herramienta tecnológica
Asegúrate de que solucione las necesidades de tu empresa, cumpla con los estándares de seguridad de datos y responda a los requisitos establecidos para los sistemas informáticos de facturación.
Organiza un plan detallado
Define una cronología clara a seguir por todos los departamentos de la empresa incluidos en el proceso.
Forma adecuadamente a tus empleados
Garantiza que estén familiarizados con la nueva plataforma.
Realiza pruebas exhaustivas
Identifica posibles problemas y realiza los ajustes necesarios para garantizar un funcionamiento óptimo antes de la implementación completa.
Comprueba que utilizas la versión actualizada
Disponer de un programa preparado para VeriFactu no será suficiente si se continúa trabajando con una versión anterior que no incorpora los nuevos requisitos.
Conclusión
En resumen, preparar tu negocio para los nuevos requisitos de los sistemas informáticos de facturación es de vital importancia. Además de garantizar el cumplimiento legal y de todas las ventajas enumeradas en este artículo, VeriFactu puede contribuir a la optimización de los procesos administrativos y a mejorar la trazabilidad y seguridad de las operaciones.
¿Estás listo para la transformación digital y fiscal de tu negocio? VeriFactu va a cambiar la forma en que se gestiona la facturación y el control de los registros por parte de la Agencia Tributaria.
Si deseas comenzar a trabajar con un software de calidad adaptado a los nuevos requisitos, el Software de Glop sigue evolucionando para responder a la normativa y a las novedades de este reglamento, ayudándote a preparar tu negocio para los nuevos requerimientos de los sistemas informáticos de facturación.