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como funciona una caja registradora y su continua evolucion - Glop Software TPV

Cómo funciona una caja registradora y su continua evolución

Cuando hablamos de la gestión de un negocio de venta directa es imprescindible pensar en el uso de una caja registradora.

Si echamos la vista atrás, nos vienen a la memoria los antiguos dispositivos que se limitaban a un teclado numérico para sumar el importe total y a un cajón portamonedas para guardar el dinero en efectivo.

Hoy en día, tienes a tu disposición modernas cajas registradoras que te permiten muchas más opciones. Algunas incluso pueden estar conectadas a una máquina de cobro automático o a un cajón portamonedas inteligente, para hacer tu negocio más ágil y seguro frente a robos.

Si como empresario o encargado del comercio, estás interesado en conocer todas las ventajas que te ofrece una caja registradora para optimizar y tener el control sobre el negocio, en este post te contamos cómo funciona una caja registradora y qué tipos hay.

Software TPV Glop

Paga solo por lo que necesitas, fácil de usar y ampliar, optimizada para la era digital.

¿Qué es una caja registradora?

Una caja registradora, es una máquina que utilizan muchos establecimientos para calcular y registrar transacciones y guardar el dinero en efectivo. Aunque el aumento de los pagos con tarjetas de crédito y otros métodos, ha hecho que estos dispositivos tan simples hayan ido evolucionando.

El comercio minorista demanda herramientas de trabajo cada vez más versátiles y eficaces. Ya no se conforman solo con una máquina que se encargue de registrar transacciones comerciales, sino que buscan otros sistemas que les ayuden a optimizar el tiempo y simplificar las tareas.

Por eso, ha aumentado exponencialmente el uso de puntos de venta dotados de un software TPV como Glop, que les confiere múltiples funciones y permite su gestión centralizada.

Por tanto, en la actualidad, aprender a usar una caja registradora suele ir más allá de saber cómo introducir el dinero, imprimir un recibo o cambiar el rollo de papel.

Paso a paso de cómo utilizar una caja registradora

En el mercado existen distintos formatos, por lo que el funcionamiento de una caja registradora u otra estará condicionado por el tipo del que se trate.

Sin embargo, hay aspectos comunes en todos ellos cuando hablamos de cómo manejar una caja registradora.

Te los explicamos a continuación.

Instalar la caja registradora

Antes de proceder a su instalación, es importante que tengas en cuenta varios factores.

Si se trata de un terminal punto de venta dotado con software, lo más recomendable es que se encargue personal especializado.

Si lo que tienes es una caja registradora tradicional, aquí tienes algunos consejos:

  • Define si necesitarás uno o múltiples puestos de venta.
  • Escoge con detenimiento en qué espacio de tu tienda física te gustaría finalizar la compra o el servicio con tus clientes.
  • Una vez elegido, coloca la caja registradora sobre una superficie robusta y conéctala a una toma de corriente. Si está en tu mano, evita conectores o extensiones que impidan una toma directa.
  • Añade baterías o pilas en los diferentes compartimentos para darle autonomía y servicio independiente en caso de cortes de corriente (no olvides cambiarlas anualmente para asegurarte de que funcionan correctamente).
  • Por último, comprueba que se enciende y que está operativa.

Realiza una prueba de venta

Es importante que antes de hacer tu primera venta frente al cliente, hagas varias pruebas por tu cuenta.

Revisa las instrucciones y simula operaciones de venta con todos los métodos de pago que tengas (por ejemplo, efectivo y tarjeta magnética).

Aprovecha también para practicar el funcionamiento inverso, es decir, reembolsar una venta (también con ambos métodos de pago).

Testearla por ti mismo te dará la seguridad y confianza que necesitas para ser ágil ante una situación real. Evitando tener que utilizar por primera vez la lectora de tarjeta magnética con la presión de tener un cliente delante.

Si cuentas con varios puestos de venta en tu comercio, no olvides hacer una comprobación previa de todos ellos.

Por supuesto, si tu caja registradora dispone de lector de código de barras, realiza pruebas con él también.

Corrige errores

Equivocarse es de humanos, por eso es importante saber corregir esos errores cuando se producen.

Ese hecho quedará en una mera anécdota si sabes cómo se usa una caja registradora.

Todos los tipos de cajas registradoras deben disponer de una opción para poder aplicar una rectificación si algo no ha salido como esperabas. Solo tienes que seguir las instrucciones del fabricante.

A modo orientativo, aquí te damos algunos tips:

  • Puedes cancelar una venta anulando producto por producto sin importar cuantos sean (o si lo necesitas puedes anularlos todos). Ahora bien, si se debe a un error a la hora de introducir el precio y quieres corregirlo, primero debes borrar el que no es correcto e introducir después la cifra deseada.
  • Si un cliente requiere la devolución de un artículo y tienes que reembolsar el importe de la venta, recuerda reflejarlo en los totales para evitar descuadres de caja a final del día.
  • Dependiendo del tipo y del modelo, puede que si necesitas tener la caja registradora abierta para realizar una devolución, te pida un código de seguridad o sea necesario el uso de una llave.
  • Las cajas registradoras tienen diferentes botones y es posible equivocarse. Por suerte, suele tener fácil solución. Por ejemplo, si no has cerrado la venta, puedes presionar el botón de “limpiar” o “C” del teclado de la caja registradora para volver atrás. Si es táctil, busca el icono correspondiente.

Realiza informes y balances de la caja registradora

Según el modelo de caja registradora puede tener incorporada la impresora con la que puedes configurar la cabecera y el pie de cada uno de los tickets, imprimirlos tantas veces cómo necesites, pero también extraer informes de ventas como por ejemplo:

  • La relación de importes de venta.
  • Los porcentajes de los impuestos.
  • Las formas de pago.
  • Los totales por cada venta.
  • Las devoluciones y/o anulaciones de venta.
  • La relación de artículos y familias de artículos que tienen mayor o menor salida (por unidades y por importes).
  • La cantidad de tickets y/o importes realizados por cada usuario/empleado.
  • Cuántos artículos ha vendido un usuario de un artículo.

Pero no solo eso.

Cuando realmente sabes cómo funcionan las cajas registradoras, también es posible hacer los balances de caja (más conocidos como los “cierre de caja”).

El objetivo principal de esto es, por un lado, reconciliar todos los recibos y, por otro, cuadrar el cajón de efectivo.

Además, es una medida de control sobre la tentación de robo por parte de los empleados.

Glop Business
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Tipos de cajas registradoras

Entre las funciones que se desarrollan a diario en un punto de venta hay 3 factores que siempre se deben tener en cuenta: las funciones contables, las comerciales y la seguridad.

Las cajas registradoras aúnan estos 3 puntos, pero antes de tomar la decisión de comprar cualquier dispositivo debes hacerte una pregunta esencial:

¿Qué funciones son las que necesito y las que realmente voy a utilizar?

Aquí te contamos los 2 tipos de cajas registradoras principales que existen para que puedas saber cuál se adapta mejor a tu negocio.

Cajas registradoras clásicas

Se trata de modelos con funcionalidades básicas limitadas a realizar cobros, devoluciones o sacar listados simples.

Suelen disponer de una pequeña pantalla LCD de una o dos líneas, para que puedas revisar lo que estás introduciendo, y de un cajón portamonedas.

caja registradora antigua - Glop Software TPV

Puntos de venta con software TPV integrado

Estos terminales son dispositivos mucho más evolucionados que pueden realizar múltiples funciones, así como automatizar algunas operaciones.

Disponen de un software especializado que se adapta a las necesidades de cada negocio y, en algunos casos, permite su gestión centralizada en un panel de control común para todos los terminales.

Además, pueden estar dotados con pantallas táctiles y otros accesorios para facilitar su uso o ampliar funcionalidades.

glop

Partes de una caja registradora

Si hablamos de los modelos clásicos, como ya hemos comentado, suelen estar compuestos por una pequeña pantalla LCD, un teclado y un cajón portamonedas sencillo.

Cuando hablamos de los modelos dotados con software TPV, podemos encontrar una gran variedad de formatos.

A grandes rasgos, podemos diferenciar 2 partes muy diferentes: software y hardware.

Software

El software determina la interfaz de una tablet o una pantalla táctil. Al tiempo que permite conectarse desde otros dispositivos externos para descargar o consultar el almacenamiento de datos, analizar las ventas y dar respuesta a los requerimientos administrativos.

Dependiendo del software que elijamos, contaremos con más o menos funcionalidades. También variará el nivel de integración y sincronización con otros dispositivos o terminales.

Otro punto a tener muy en cuenta, es la capacidad de ese software para adaptarse a tu tipo de negocio. Tanto a nivel de personalización como a la hora de contar con funciones específicas para tu sector que te faciliten el trabajo.

Hardware

Cada sector comercial tiene sus propias necesidades. Existen algunos componentes como el cajón portamonedas, las impresoras de tickets o los terminales TPV, que son (casi) imprescindibles en la mayoría de establecimientos.

No obstante, existe una gran variedad de complementos y accesorios que pueden ayudarte a optimizar el funcionamiento de tu negocio.

Algunos de ellos son: kiosko de pedidos, cajones de cobro automático, visor de clientes y pantallas para publicidad, etc.

Al final se trata de identificar cuáles son tus necesidades reales para poder elegir aquellos complementos que pueden optimizar tu trabajo.

Descubre por qué Glop es el mejor software TPV para tu caja registradora

Esperamos que ahora sepas un poco mejor cómo se utiliza una caja registradora. También que, gracias a eso, tengas más criterio a la hora de elegir una caja registradora en función de tus necesidades.

Estos dispositivos se encuentran en continua evolución.

Por suerte, en Glop contamos con un software TPV para cada negocio (hostelería, comercios, tiendas de ropa, supermercados, etc.) con el objetivo de simplificar las tareas diarias y optimizar tu esfuerzo.

Además, con Glop pagas solo por lo que necesitas.

Glop crece a medida que lo hace tu negocio: amplía funciones cuando realmente las necesites.

Añade módulos a medida que crezca tu negocio para poder ofrecer a tus clientes el mejor servicio posible.

Glop es el software TPV más completo y, además, es intuitivo y fácil de usar.

Unifica toda la gestión de tu negocio en una única herramienta.

Y, por supuesto, con Glop nunca estarás solo. Nuestro personal te asesorará, se encargará de la puesta en marcha y te dará soporte siempre que lo necesites.

Además, en Glop Academy encontrarás vídeos, guías, artículos y mucho más, para sacarle el máximo partido a Glop, la herramienta que te ayudará a hacer crecer tu negocio.

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